Secretaresse

• Uitvoeren van complex agendabeheer voor meerdere managers en teamleiders, waarbij je continu schakelt tussen prioriteiten.
• Beheren en bewaken van de voortgang van afspraken, inclusief het plannen en afstemmen van overleggen.
• Voorbereiden van coördinatie- en management overleggen door het verzamelen, agenderen en verspreiden van vergaderstukken.
• Beantwoorden en afhandelen van e-mailverkeer namens betrokken leidinggevenden.
• Verzorgen van correspondentie en het zorgvuldig behandelen van inkomende en uitgaande post.
• Registreren en archiveren van administratieve documenten volgens de geldende richtlijnen.
• Oppakken van overige secretariële werkzaamheden binnen het organisatiesecretariaat, samen met collega’s.

• Een mbo+ werk- en denkniveau en bij voorkeur minimaal 3 jaar ervaring als secretaresse, idealiter binnen een (semi-)overheidsorganisatie.
• Sterk organisatorisch vermogen en het talent om zelfstandig én in teamverband te functioneren.
• Stressbestendigheid en flexibiliteit om ook onder tijdsdruk nauwkeurig en gestructureerd te blijven werken.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en communicatief sterk op alle niveaus.
• Een proactieve houding met het vermogen om prioriteiten te stellen en snel te schakelen.
• Gevoel voor verhoudingen, organisatie sensitiviteit en het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Bereidheid om incidenteel buiten reguliere werktijden beschikbaar te zijn, bijvoorbeeld in de avond of het weekend.
• Beschikbaar voor 36 uur per week (4,5 dag per week, maandag en vrijdag zijn volledige dagen).

Wil je meer informatie over deze vacature? Neem dan contact op met Kim van Egmond (Teamleider Ondersteuning) via tel: 06-81743297 of via mail: k.vanegmond@nissewaard.nl

• IKB (17,05% flexibel in te zetten)
• 28 vakantiedagen o.b.v. een 36-urige werkweek per 1 januari 2025
• Trainings- en opleidingsmogelijkheden via het Individueel keuzebudget
• Inrichten thuiswerkplek (€ 750,- budget voor inrichten thuiswerkplek per 7 jaar)
• Fietsregeling (€2000,- budget fietsregeling per 3 jaar)
• Reiskostenvergoeding (volledige vergoeding OV óf € 0,21 per km (min. 10 km, max. 40 km enkele reis)
• 36-urige werkweek (4,5 dag per week, maandag en vrijdag zijn volledige dagen)
• Minimaal €2700 en maximaal €3831 bruto p/m (schaal 7 CAO gemeenten), afhankelijk van kennis en ervaring en o.b.v. een 36-urige werkweek

"Er komt onverwacht een verzoek binnen voor een spoedoverleg met het hele management team op zeer korte termijn, liefst diezelfde week nog. Alle agenda’s zitten overvol. Wat doe je?"

Je start onmiddellijk met het opstellen van een schema met mogelijke datums en tijden. Contact met je collega secretaresses is belangrijk om snel beschikbaarheid te checken. Wie en waar kan er geschoven worden. Ondanks mogelijke tegenslagen en wijzigingen in planningen zorg je ervoor dat alles op zijn plek valt. Soms regel je bijvoorbeeld een digitale bijeenkomst om gelijktijdig agenda’s te bekijken en alles efficiënt af te stemmen. Op die manier streef je ernaar zo snel mogelijk een overlegmoment te vinden.

Allereerst hebben wij een opleidingsbudget binnen Nissewaard, waarmee medewerkers functie inhoudelijke opleidingen en trainingen kunnen volgen, maar ook coaching. Binnen de gemeente staat een ontwikkelpad niet vast, maar door de grootte van onze organisatie zijn er genoeg kansen om door te groeien binnen of buiten je functie.

Nissewaard is een gemeente vol contrasten. We zijn een centraal gelegen gemeente, vlakbij de metropool Rotterdam en het Rijnmondgebied. Naast alle bedrijvigheid vind je hier landelijke rust, met veel groen en historie. Het levendige stadscentrum van Spijkenisse, de sfeervolle dorpskernen én de mooie natuur: dit is Nissewaard, waar verschillen in balans zijn.

De 85.000 inwoners van Nissewaard zijn realistisch ingesteld. Een mooi verhaaltje, daar prikken ze zo doorheen. Ze doen het graag op hun eigen manier en steken hun mening niet onder stoelen of banken. Dat geeft onze gemeente een eigenwijs karakter. Nissewaarders zien dat er ruimte is voor ontwikkeling en voelen zich daar graag bij betrokken. Daarom maken wij, samen met inwoners en ondernemers, van dit gebied een nog mooiere plek om te wonen, werken of ondernemen. Wees jezelf, vaar je eigen koers, haal eruit wat erin zit en voeg toe wat er nog niet is. Samen maken wij Nissewaard!